Dokumente landen im Posteingang über drei Wege: per Upload (Drag & Drop oder Dateiauswahl), per Scan am Smartphone oder automatisch per E-Mail (alle 15 Minuten geprüft).

Beim Upload oder Scan kann sofort eine Kurzbezeichnung vergeben werden — diese wird Teil des späteren Dateinamens und hilft bei der Orientierung im Posteingang.

Auf Klick analysiert die KI jedes Dokument: Typ wird erkannt (Rechnung, Vertrag, Brief, …), Inhalt zusammengefasst, Absender/Betrag/Datum extrahiert und der passende Ablageordner vorgeschlagen.

Jedes Dokument bekommt bei der Ablage eine eindeutige, fortlaufende Dokumentennummer (Dok.Nr.000123) — so bleibt es referenzierbar, auch wenn der Ablageort später einmal wechselt.

Nach der KI-Analyse kann das Dokument mit den Vorschlägen abgelegt, der Vorschlag korrigiert oder das Dokument komplett verworfen werden.

Alternativ zum Posteingang-Workflow kann auf dem mobilen Client direkt in einen Zielordner gescannt werden — ohne Umweg über den Posteingang.

Alle Seiten eines PDFs werden als Thumbnails angezeigt. Klick auf ein Thumbnail öffnet die große Vorschau mit Bearbeitungswerkzeugen.

Nicht benötigte Seiten (z.B. leere Rückseiten, Werbung) können einzeln gelöscht werden. Die verbleibenden Seiten werden neu nummeriert.

Seiten können in 90°-Schritten gedreht werden — nützlich für Scans, die versehentlich auf dem Kopf stehen oder quer eingescannt wurden.

Per Drag & Drop lassen sich Seiten in der Vorschau neu anordnen. Die alte Reihenfolge wird beim Speichern ersetzt.

Einen Ausschnitt auf der Seite markieren und den Rest der Seite entfernen — praktisch bei schiefen Scans oder unnötigen Rändern.

Mit dem Werkzeug Notiz hinzufügen in der Sidebar lassen sich gelbe Etiketten direkt auf eine Seite klicken. Klick öffnet ein Popup zum Bearbeiten des Texts, Drag verschiebt das Etikett, Doppelklick löscht es. Beim Speichern werden die Notizen als Pixel ins PDF eingebrannt — sie sind danach Teil des Dokuments und nicht mehr editierbar.

Die Bildqualität der Seiten kann reduziert werden, um die Dateigröße zu verringern — sinnvoll bei großen Scan-Stapeln.

Klick auf den ▶ Pfeil oder direkt auf den Ordnernamen klappt den Ordner auf und zeigt die Dateien rechts an.

Doppelklick auf einen Ordnernamen startet die Inline-Umbenennung direkt im Baum.

Das 🗑 Symbol erscheint beim Hover über einen Ordner. Klick verschiebt alle Dateien in den Papierkorb und löscht den leeren Ordner.

Die graue Zahl rechts zeigt die Gesamtanzahl aller Dateien im Ordner inklusive aller Unterordner.

Leere Ordner werden kursiv und ausgegraut dargestellt. Mit dem ⊘ Button oben können sie komplett ausgeblendet werden.

Ein grüner Punkt neben dem Ordnernamen zeigt an, dass in den letzten 24 Stunden Dateien hinzugefügt oder geändert wurden.

Das Suchfeld "Ordner filtern…" oben in der Sidebar filtert den Baum live nach dem eingegebenen Begriff.

2 Sekunden Hover über einen Ordner zeigt ein Tooltip mit Dateianzahl, Gesamtgröße und letztem Änderungsdatum.

Öffnet eine geteilte Vorschau rechts neben der Dateiliste. PDFs, Bilder und Textdateien werden direkt angezeigt.

Öffnet die Datei in einem großen Modal-Fenster. PDFs und Bilder werden inline gezeigt, Office-Dokumente werden heruntergeladen.

Lädt die Datei direkt herunter ohne sie anzuzeigen.

Öffnet das PDF im Editor — dort können Seiten gelöscht, gedreht, neu sortiert, zugeschnitten und mit Notizen versehen werden. Details siehe Sektion PDF-Editor.

Sendet die Datei als Anhang per E-Mail — mit Betreff, CC, BCC und formatiertem Text. Siehe eigene Sektion weiter unten.

Öffnet ein Modal zum Umbenennen der Datei. Der neue Name wird direkt auf dem NAS gespeichert.

Öffnet den Ordner-Picker zum Auswählen des Zielordners. Suche im Ordner-Picker verfügbar.

Verschiebt die Datei in den Papierkorb. Dort kann sie später wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden — Details siehe Sektion Papierkorb.

Dateien können direkt per Drag & Drop in einen Ordner im Verzeichnisbaum gezogen werden. Der Zielordner leuchtet grün auf.

Der Empfänger kann über „An" festgelegt werden, CC und BCC sind als getrennte Felder verfügbar. Mehrere Adressen werden mit Komma getrennt.

Der Betreff wird automatisch mit dem Dateinamen (ohne Endung) vorbelegt — lässt sich natürlich frei anpassen.

Die Nachricht kann mit fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungslisten, Nummerierungen und Links formatiert werden. Beim Einfügen aus der Zwischenablage wird nur Plain-Text übernommen.

Wird kein Text eingegeben, sendet das System automatisch eine neutrale Begleitnachricht („Anbei erhalten Sie das Dokument…") mit Signatur.

Der Versand erfolgt direkt vom NAS aus über den t-online SMTP-Server — kein Umweg über einen externen Mail-Client.

Der gleiche E-Mail-Dialog steht auch im mobilen Client zur Verfügung — Touch-optimiert mit großer Tastatur und scrollbarem Inhalt.

Das Suchfeld oben in der Dateiliste filtert die aktuell angezeigten Dateien live. Treffer werden im Dateinamen gelb hervorgehoben.

Durchsucht den OCR-Text aller PDFs. Scope "Ordner" sucht nur im aktuellen Ordner, "Alle" durchsucht das gesamte Archiv.

Die Spaltenköpfe "Dateiname", "Geändert" und "Größe" sind klickbar und sortieren die Liste. Zweiter Klick kehrt die Reihenfolge um.

Der Pfad oben ist klickbar — jeder Teil des Pfades ist ein Link und navigiert direkt zum übergeordneten Ordner.

Erstellt einen neuen Unterordner im aktuell gewählten Ordner. Name im Modal eingeben und bestätigen.

Zeigt zuletzt geänderte Dokumente. Scope "Ordner" zeigt nur Dateien im aktuellen Ordner, "Alle" zeigt alles. Anzahl wählbar (10/25/50).

Eigener Bereich mit Übersicht aller gelöschten Dateien und Ordner, Wiederherstellung mit Original-Pfad oder freier Wahl, Bulk-Operationen und endgültiges Löschen. Erreichbar über den Topbar-Link „Papierkorb". Details siehe Sektion Papierkorb.

Findet Dateien mit identischem Namen. Scope "Ordner" oder "Alle". Zeigt Gruppen von Duplikaten mit ihren Pfaden an.

Zeigt eine Übersicht mit Gesamtanzahl Dokumente, Ordner, Gesamtgröße, Dateitypen-Verteilung, größten Ordnern und zuletzt hinzugefügten Dateien. Größte Ordner sind klickbar.

Lädt den Verzeichnisbaum neu und leert die Dateiliste. Nützlich nach Änderungen von außen oder nach dem Hochladen neuer Dokumente.

Aktualisiert den Ordner-Cache des NAS — die zentrale Liste aller Ordner unter /Dokumente, die viele Tools (KI-Tool, Mobile-Apps, Volltext-Suche) als schnellen Index nutzen. Der Klick startet den Rebuild im Hintergrund (~60 s), ein Toast informiert über Fortschritt und Abschluss. Details siehe Sektion Konfiguration.

Beim Hover über einen Ordner im Baum erscheint ein ★ Symbol. Klick darauf pinnt den Ordner als Favorit oben in der Sidebar an.

In der Favoritenliste erscheint beim Hover ein ✕ Button rechts neben dem Namen. Klick entfernt den Favoriten.

Klick auf den farbigen Punkt links neben dem Favoritennamen öffnet einen Farbpicker mit 6 Farben zur Unterscheidung (rot, orange, gelb, grün, blau, lila).

Favoriten werden auf dem NAS gespeichert (/volume1/web/posteingang/favorites.json) und bleiben auch nach Browser-Cache-Löschung erhalten — gerätübergreifend identisch.

Auf allen DMS-Seiten erscheint unter der Navbar eine 28px schmale Leiste mit allen Favoriten als Pillen — Farbpunkt + Name. Versteckt sich automatisch wenn keine Favoriten gesetzt sind. Aus der Datei-Aktionen-Seite oder dem Status-Bericht heraus mit einem Klick zum Steuern-Ordner springen — ohne den Umweg über DMS-System + Sidebar.

Klick auf eine Pille führt zur DMS-System-Seite und öffnet automatisch den Favoriten-Ordner (per Hash-Navigation: DMS-System.php#path=...). Wenn man bereits auf der DMS-System-Seite ist, wechselt der Ordner sofort dank hashchange-Listener — kein Reload nötig. Bei vielen Favoriten ist die Leiste horizontal scrollbar.

Dateien einfach in den Inhaltsbereich rechts ziehen — ein grüner Rahmen zeigt den Zielordner an. Mehrere Dateien gleichzeitig möglich.

Hochgeladene Dateien landen immer im aktuell gewählten Ordner. Zuerst den Zielordner im Baum auswählen, dann Dateien hineinziehen.

Das Archiv listet jedes abgelegte Dokument auf: ursprünglicher Dateiname, DokNr, Typ, Ablageordner, Datum der Ablage — chronologisch sortiert.

Nach Dokumententyp, Zeitraum oder Ordner filtern. Suchfeld für freie Suche über alle Metadaten.

Klick auf einen Archiveintrag öffnet das Dokument direkt aus dem Ablageordner — ohne den Umweg über den Dateimanager.

Auch wenn ein Dokument später verschoben oder umbenannt wird — das Archiv zeigt den ursprünglichen Verarbeitungsweg.

Zeigt Gesamtanzahl Dokumente, Ordner, Gesamtgröße des Dokumentenarchivs und durchschnittliche Dateien pro Ordner.

Balkendiagramm der häufigsten Dateitypen (PDF, DOCX, XLSX etc.) mit absoluter Anzahl.

Top 8 Ordner nach Dateianzahl als Balkendiagramm. Klick auf einen Ordner navigiert direkt dorthin.

Die letzten 8 im Volltext-Index erfassten Dokumente mit Ordnerpfad.

Vier Kacheln zeigen Gesamtanzahl Anfragen an die KI, kumulierte Input- und Output-Tokens sowie die geschätzten Gesamtkosten in Euro.

Balkendiagramm der Token-Verbräuche pro Monat — hilft, das eigene Nutzungsmuster und die Kostenentwicklung im Blick zu behalten.

Tabelle der zehn letzten KI-Analysen pro Datei — mit Datum, DokNr, Dateiname, Token-Anzahl und Kosten. Per 🔍 öffnet sich eine PDF-Vorschau in der Statistik, per ⬇ wird die abgelegte Datei direkt heruntergeladen.

Der mobile Client hat eine eigene Startseite mit Login und Session-Prüfung. Nach dem ersten Login bleibt die Sitzung erhalten — direkter Einstieg ins Explorer.

Verzeichnisbaum und Dateiliste wie auf dem Desktop — mit Vorschau, Download und E-Mail-Versand direkt aus der Liste.

Mit der Handy-Kamera direkt scannen. Vor dem Scan kann der Zielordner per Verzeichnisbaum ausgewählt werden — entweder Posteingang oder direkt ein Ablageordner.

Alle Dokumente im Posteingang durchblättern und mit einem Tipp in die KI-Analyse senden — ohne den Desktop einzuschalten.

Komplette OCR-Suche auch mobil — findet Dokumente anhand ihres Inhalts, unabhängig vom Dateinamen.

Derselbe erweiterte E-Mail-Dialog wie auf dem Desktop: CC, BCC, Betreff, formatierter Text — für unterwegs angepasst.

In der Topbar jeder Mobile-Seite steht oben rechts der ↺-Button. Ein Tipp leert den Browser-Cache und lädt die Seite neu — nützlich, wenn sich nach einem Update das Verhalten der App nicht ändert oder Inhalte veraltet wirken.

Mehrere Dateien per Checkbox auswählen, dann in der Mehrfach-Toolbar auf ✎ Umbenennen klicken.

Ein Muster mit Platzhaltern eingeben. Die Vorschau zeigt sofort wie die Dateien nach dem Umbenennen heißen werden.

Der Originalname der Datei ohne Dateiendung. Beispiel: Rechnung aus Rechnung.pdf.

Die Dateiendung ohne Punkt. Beispiel: pdf aus Rechnung.pdf.

Fortlaufende 3-stellige Nummer — 001, 002, 003 usw. Nützlich für Serien von Dokumenten.

Das heutige Datum im Format JJJJ-MM-TT. Beispiel: 2026-04-19.

Wenn die KI-Analyse plötzlich nicht mehr funktioniert und im Browser-Log Meldungen wie 401 Unauthorized oder invalid x-api-key erscheinen. Auch nach einem Anthropic-Account-Wechsel, Plan-Upgrade oder wenn der alte Key kompromittiert wurde.

Im Browser auf console.anthropic.com/settings/keys einloggen → Create Key → Name vergeben (z.B. DS225-Posteingang) → Key wird genau einmal angezeigt → sofort kopieren.

Per SSH oder DSM File Station die Datei /volume1/web/posteingang/posteingang_config.json öffnen und im Feld anthropic_api_key den neuen Wert eintragen. Anschließend speichern.

Zurück in der Anthropic Console → alter Key → Disable. Damit ist sichergestellt, dass kein altes Skript oder Backup ihn weiter verwendet.

Im Posteingang ein beliebiges Dokument analysieren. Erscheint die KI-Auswertung wie gewohnt, ist der Key aktiv. Bei Fehler erneut Browser-Console (F12) prüfen.

In der Anthropic Console unter Usage sieht man tagesgenau Tokens und Kosten. Im Posteingang selbst zeigt die Statistik-Seite aggregierte Werte und die letzten 10 Token-Verbräuche pro Datei.

Eine JSON-Datei folder_cache.json auf der NAS, die alle Ordner unter /Dokumente rekursiv auflistet — inklusive Datei-Anzahl pro Ordner und Größe/Änderungsdatum pro Datei. Bei aktuell ~1655 Ordnern und ~9000 Dateien wäre eine Live-Abfrage über die Synology FileStation API zu langsam für ein flüssiges UI. Daher wird der Index zentral vorgehalten und von vielen Tools gleichzeitig genutzt: KI-Tool, DMS-System, Mobile-Apps, Volltext-Suche.

Eine geplante Aufgabe auf der NAS führt das Skript build_folder_cache.py alle 15 Minuten aus. Damit ist der Cache auch dann irgendwann aktuell, wenn Änderungen außerhalb der DMS-Tools passieren — z.B. über Synology File Station App, Synology Drive, oder ein direkter SSH-Zugriff.

Wenn ein Ordner über das DMS-Web-Interface angelegt, umbenannt oder gelöscht wird (Desktop oder Mobile), startet automatisch ein Hintergrund-Rebuild des Caches. Das Frontend wartet dabei nicht — es läuft still parallel. Nach ~60 s ist der Cache aktuell, ohne dass der User etwas merkt.

In der Topbar von DMS-System, Posteingang-KI-Tool und beiden Mobile-Apps gibt es den 🔄-Button. Klick startet den Rebuild im Hintergrund, ein Toast unten zeigt "🔄 Ordner-Cache wird aktualisiert…". Nach Abschluss erscheint "✅ Ordner-Cache aktualisiert (XXs)". Der Aufruf ist asynchron — die UI bleibt während des Rebuilds bedienbar.

Nach Änderungen, die nicht über das DMS gemacht wurden — z.B. wenn der Synology Drive Client einen Ordner synchronisiert, ein Skript auf der NAS Dateien ablegt, oder ein anderer User über DSM File Station Ordner anlegt. Auch wenn die KI im Posteingang-Tool einen kürzlich angelegten Ordner partout nicht vorschlägt, ist ein manueller Klick ein guter erster Test.

Der Rebuild dauert in der Regel 30–70 Sekunden. Hauptzeitfaktor ist nicht CPU, sondern I/O — das Skript fragt für jeden der ~1655 Ordner einmal die FileStation API ab. Bei wachsendem Datenbestand steigt die Dauer linear mit der Ordner-Anzahl.

Jede Zeile der Tabelle besteht aus vier Feldern: Doktyp (z.B. "Rechnung"), Primärordner (z.B. /Dokumente/_Rechnungen), Erkennungsworte (eine komma-getrennte Liste typischer Stichwörter, an denen die KI den Doktyp erkennen kann) und ein Dateiname-Muster (Vorlage mit Platzhaltern). Diese vier Felder reichen, um ein Routing zu definieren.

Die Tabelle wird von oben nach unten durchgegangen, der erste passende Eintrag gewinnt. Spezifischere Doktypen müssen daher nach oben — z.B. "Bestellbestätigung" steht vor "Rechnung", weil eine Bestellbestätigung oft auch eine Rechnung enthält und sonst fälschlich als Rechnung einsortiert würde. Im Modal werden Einträge per ▲▼-Pfeil verschoben.

In der Topbar des Posteingang-Tools auf ⚙️ Tabelle klicken. Es öffnet sich ein Modal mit der aktuellen Tabelle, das vom NAS via screensaver_cfg.php-Pendant primaerordner.php geladen wird — also gerätübergreifend gleich auf MacBook, Windows-PC und Tablet.

Pfade nicht eintippen, sondern auswählen: Klick auf 📁 neben einem Primärordner-Feld öffnet einen Verzeichnisbaum-Picker. Klick auf einen Ordner = Aufklappen; Doppelklick = Übernehmen. Ein Suchfeld oben filtert dynamisch und klappt passende Knoten automatisch auf. Der aktuell zugewiesene Ordner ist grün hervorgehoben.

Statt Platzhalter wie <Absender> abzutippen, gibt es klickbare Buttons in drei Kategorien: 👤 Personen (Absender, Versicherer, Behörde, …), 📅 Datum (YYYY-MM-DD, YYYY-MM, YYYY) und 📄 Inhalt (Doktyp, Thema, Sparte, Produkt, Betrag) plus drei statische Trenner (EUR, --, _). Klick auf einen Baustein fügt ihn an die Cursor-Position ein.

Direkt unter dem Muster-Feld zeigt eine grüne Zeile mit "↳"-Symbol, wie der Dateiname mit konkreten Beispielwerten aussehen würde. Beispiel: <Absender>--Rechnung_<YYYY-MM-DD>_EUR <Betrag>.pdf wird zu ↳ Telekom--Rechnung_2026-05-01_EUR 42,90.pdf. Die Vorschau aktualisiert sich bei jedem Tastenanschlag und beim Klick auf einen Baustein.

Beim ersten Aufruf liefert die primaerordner.php eine sinnvolle Startbelegung mit zwölf Doktypen: Inkassobrief, Mahnung, Bestellbestätigung, Rechnung, Versicherungspolice, Vertrag, Bescheid, Kontoauszug, Gehaltsabrechnung, Lieferschein, Quittung, Garantie. Diese Defaults sind absteigend nach Spezifität sortiert und können nach Belieben verändert werden.

Beim KI-Aufruf wird die gesamte Tabelle (formatiert) Teil des System-Prompts. Die KI bekommt die Anweisung, von oben nach unten den ersten passenden Doktyp auszuwählen, den Primärordner zu übernehmen und den Dateinamen nach dem Muster zu bauen — Platzhalter durch konkrete Werte aus dem Dokument ersetzt.

Wenn die KI keinen passenden Tabellen-Eintrag findet (z.B. ein neuer Doktyp wie "Reisekostenbeleg" ohne Tabellen-Eintrag), markiert sie das Dokument als unbekannt. Der Eintrag im Posteingang bekommt dann einen roten Rahmen, einen Warn-Banner und einen gesperrten Ablege-Button: "⛔ Erst Ordner wählen". Erst wenn der User aktiv einen Ordner aus dem Tree auswählt, wird der Button grün und das Ablegen freigegeben — kein versehentliches Ablegen ohne Zuordnung möglich.

Die Tabelle liegt als /volume1/web/posteingang/primaerordner.json auf der NAS. Speichern erfolgt atomar (tmp + rename), kein halber Stand auf der Platte. Beim Speichern werden leere Einträge ausgesortiert, ungültige Werte (Slider-Bereiche, etc.) gefiltert. Mehrere Browser-Tabs / Geräte zeigen nach dem Speichern automatisch beim nächsten Tool-Start die aktualisierte Version.

Der Schoner aktiviert sich nach einer konfigurierbaren Inaktivitätszeit (Standard: 10 Min). 30 Sekunden vorher erscheint ein dezenter Toast unten mittig: "⏰ Sitzung läuft ab in 30s — Maus bewegen oder Taste drücken zum Verlängern". Jede Maus-, Tastatur-, Touch- oder Scroll-Aktivität setzt den Timer auf voll zurück.

In der Topbar des DMS-System gibt es einen 🔒-Button. Klick darauf startet den Schoner sofort, ohne 30s-Wartezeit — gedacht für den Fall "ich gehe jetzt weg, mach zu". Die Session wird wie beim Inaktivitäts-Logout vollständig zerstört.

Oben drei Wetter-Kacheln (Heute, Morgen, Übermorgen, mit Icon, Beschreibung, Min-/Max-Temp, Niederschlag, Wind), in der Mitte der Schriftzug "DMS-System KI-Tool" mit Untertitel, eine Live-Uhr (HH:MM:SS, sekündlich aktualisiert) und das Datum. Darunter ein "Erneut anmelden"-Button mit grünem Glow. Oben rechts der letzte Login-Zeitpunkt, falls vorhanden.

Sehr dezent (~6% Deckkraft) zieht ein großer Schriftzug "DMS-System KI-Tool" im Hintergrund von links nach rechts durchs Bild — alle 28 Sekunden eine Runde. Bewegt das Auge, ohne abzulenken, gibt dem Schoner Leben.

Eine durchgehende News-Ticker-Leiste am unteren Bildschirmrand (Mono-Font, hellgrau, grüne Punkt-Trenner zwischen den Texten). Inhalte und Geschwindigkeit sind im Settings-Modal frei konfigurierbar.

Die Wetter-Daten kommen von Open-Meteo (kostenlos, kein API-Key, kein Account) für die Koordinaten Bremen 53.0793 N / 8.8017 E. Drei-Tages-Vorschau mit allen Detail-Feldern (Niederschlag in mm und %, Wind-km/h und Richtung als Pfeil). Die WMO-Codes werden in deutsche Beschreibungen ("Heiter", "Bewölkt", "Schauer", …) und passende Emoji-Icons übersetzt.

In der Topbar des DMS-System öffnet ⚙️ ein Modal mit allen Einstellungen: Inaktivitätszeit (Slider 1–60 Min), Rotations-Intervall (2–15 s), Laufschrift-Dauer (10–60 s pro Runde), Rotations-Texte (Liste, Einträge per +/− verwaltet) und Laufschrift-Texte (gleiche Mechanik). Vorschau-Button zeigt 15 s den Schoner mit den aktuellen — auch ungespeicherten — Werten, ohne echten Logout.

Die Settings liegen zentral als /volume1/web/posteingang/screensaver_cfg.json auf der NAS. Beim Tool-Start werden sie asynchron geladen und im RAM gecacht; bei Konfiguration via Modal POSTet der Save-Button an screensaver_cfg.php. Heißt: einmal eingestellt, gleich auf MacBook, Windows-PC und Tablet.

Wenn der Schoner triggert, wird nicht nur das aktive Tool gesperrt: Die Synology-Session wird vollständig zerstört (FileStation Auth-Logout-API), und alle Storage-Schemas werden gelöscht — sowohl dms_session (DMS-System) als auch nas_sid/nas_user/nas_pass (KI-Tool und Schwestertools). Sonst würden die anderen Tools sich beim Aufruf automatisch wieder einloggen, weil sie das Passwort im Klartext gespeichert hatten.

Wenn DMS-System und Posteingang in verschiedenen Tabs offen sind und einer triggert: beide sperren parallel. Realisiert über localStorage-Events — eine Tab-Aktion broadcastet die Sperre, alle anderen Tabs reagieren sofort.

Solange der Schoner sichtbar ist und der Tab im Vordergrund liegt, wird die Browser-Wake-Lock-API genutzt, um zu verhindern, dass Mac/Windows den Bildschirm ausschaltet — sonst wäre der schöne Schoner unsichtbar unter einem zusätzlichen OS-Sperrbildschirm. Funktioniert nur über HTTPS (gegeben durch DuckDNS-Cert) und fällt bei Tab-Wechsel automatisch zurück.

Im DMS-System mit Sidebar (Verzeichnisbaum links) erscheint die 30s-Warnung nicht mittig im Browserfenster, sondern mittig in der sichtbaren Arbeitsfläche rechts vom Sidebar — über CSS-Variable --sidebar-w. In Tools ohne Sidebar bleibt der Toast wie üblich zentriert.

Der Helper ist auf allen sechs Desktop-Tools eingebunden: DMS-System, Posteingang-KI-Tool, Statistik, Archiv, Suche, Volltextsuche. Heißt: egal in welchem Tool du gerade arbeitest, nach 10 Min Inaktivität greift der Schoner. Die Hilfe-Seite (diese hier) und die Mobile-Apps sind ausgenommen.

Über den ⚙-Button (rot) bei jeder PDF mit Dok.Nr. — verfügbar im DMS-System (Tabelle), in der DMS-Status-Übersicht und direkt nach Ablage im Posteingang.

Hauptstatus: einer pro Dokument (Neu / Gesichtet / In Arbeit / Erledigt). Flags: beliebig viele (Bezahlt, Wichtig, Wiedervorlage, Steuerrelevant…). Konfigurierbar über die Konfig-UI auf der Status-Seite.

Datum + optionaler Grund. Zusätzlich kann ein Eintrag „geschlummert" werden — er bleibt da, taucht aber erst wieder zum Schlummern-Datum auf. Effektives Datum = Schlummern-Datum, sonst Wiedervorlage-Datum.

Im DMS-System und in der Status-Übersicht erscheinen rechts neben dem Dateinamen kleine farbige Pills — kompakter Status-Überblick auf einen Blick. Die Pills zeigen Hauptstatus, Flags und Wiedervorlage-Datum (rot wenn überfällig, orange heute fällig).

Neben Status und Flags kann jeder Eintrag eine Notiz, einen Verantwortlichen, ein Erledigt-Datum, einen offenen Betrag, ein Weiterleitungsziel und eine Schlummern-Frist haben. Alles optional.

Jede Status-Änderung wird mit Zeitstempel und Benutzer in einer Historie-Liste festgehalten. Im Modal sichtbar als untere Übersicht („zuletzt geändert von… am…").

Direkt nach erfolgreicher Ablage im Posteingang erscheint neben dem ↩ Rückgängig-Button ein ⚙ Status & Wiedervorlage-Knopf — du kannst sofort einen Wiedervorlage-Termin oder eine Notiz setzen, ohne ins DMS zu wechseln.

Status-Daten liegen in /volume1/web/posteingang/dokumentstatus.json + Begleit-Index dokumentstatus_index.json. Backend ist dokumentstatus.php, Konfiguration statuskonfiguration.json + statuskonfiguration.php.

Oben fünf große Kacheln: Überfällig (rot), Heute fällig (orange), Diese Woche (gelb), In Arbeit (blau), Wichtig (gelb-stern). Klick darauf filtert die Liste sofort.

Filter nach Hauptstatus, Flags (mehrere kombinierbar — AND), Wiedervorlage-bis (Pills für Heute/Woche/Monat/30/60 Tage oder freier Date-Picker), und Volltextsuche über Notiz, Verantwortlich, Pfad und Dateiname.

Die Einträge sind nach Wiedervorlage-Kategorie gruppiert: Überfällig (rot) → Heute → Diese Woche → Geschlummert → Später → Ohne Wiedervorlage. Innerhalb jeder Gruppe nach Datum sortiert.

Links die Liste, rechts die PDF-Vorschau. Beim Anklicken eines Eintrags wird das Dokument direkt eingeblendet. Navigation per ↑↓-Tasten möglich. Aktuelle Auswahl ist hellgrün hervorgehoben.

Pro Datei verfügbar: ⚙ Status bearbeiten, 👁 Vorschau, ✏ PDF bearbeiten (im DMS-System öffnen), ✉ E-Mail, 📂 Im DMS öffnen.

Über den 🖨 Drucken-Button wird ein druckoptimierter Bericht erzeugt — mit Logo oben rechts auf jeder Seite, Footer mit Seitennummerierung („Seite N von M"), kompakter Übersicht und ausführlicher Tabelle. Filter werden im Bericht festgehalten.

Über 📧 Per E-Mail öffnet sich der E-Mail-Dialog mit dem fertigen HTML-Bericht im Body — Filter-bezogen. Du musst nur noch den Empfänger eingeben. Nutzt das gleiche T-Online-SMTP wie der reguläre Versand.

Synology-Aufgabenplaner führt täglich um 07:00 das Script daily_status_email.py aus. Versendet einen kompakten Bericht (Überfällig + Heute + diese Woche), aber nur wenn relevante Einträge vorhanden sind. Konfigurierbar über daily_status_email_config.json.

Modal zum Bearbeiten der Hauptstatus und Flags: hinzufügen, bearbeiten, löschen. Mit Drag & Drop zum Sortieren. Icon-Picker mit ~50 Vorschlägen + Freitext-Feld. Color-Picker mit Quick-Palette. Vor dem Löschen Verwendungs-Check (Anzahl betroffener Dokumente).

Modal zum Aufspüren verwaister Status-Einträge — also solcher, deren PDF-Datei nicht mehr existiert. Filesystem-Scan über /volume1/Dokumente und /volume1/Posteingang. Granulare Auswahl, Backup vor Aktion, archiviert in dokumentstatus_orphaned.json. Sicherheits-Stop wenn >50% verwaist erscheinen.

Ein „Slot" ist ein vorkonfigurierter Sekundärordner-Vorschlag mit einem Präfix. Beispiel: Slot „Hausverwaltung" mit Präfix /Hausverwaltung/. Pro Doktyp können mehrere Slots definiert sein — die KI wählt den passenden anhand der Dokumentinhalte.

In der Primärordner-Tabelle (/volume1/web/posteingang/primaerordner.json) gibt's pro Eintrag ein Feld sekundaer_slots als Array von Objekten {label, praefix, beispiele}. Der Eintrag „KEINER" bedeutet: kein Sekundärordner für diesen Doktyp.

Manchmal verwechselt die KI Primär- und Sekundärordner — sie schlägt z.B. /Hausverwaltung/... als Hauptordner vor, obwohl das ein Sekundär-Slot ist. Defensive Korrektur prüft das, tauscht den Wert in extraFolder und setzt den korrekten Primärordner ein.

In der Datei-Karte siehst du den Primärordner als großen Eintrag und darunter ggf. den Sekundärordner-Slot — beide separat ergänzbar oder änderbar bevor du auf „Ablage starten" klickst.

Wenn das PDF schon Text enthält (typisch für digital erzeugte Dokumente), wird dieser direkt extrahiert — komplett ohne OCR. Ergebnis: ~1 Sekunde statt 30-60 Sekunden. Etwa 95% der Eingangsdokumente fallen in diese Kategorie.

Bei echtem OCR (gescannte Dokumente) wurde die Auflösung von 200 DPI auf 150 DPI reduziert. Das reicht für gute Texterkennung, halbiert aber die Verarbeitungszeit.

Zwischenbilder werden als JPEG (verlustbehaftet) statt PNG (verlustfrei) generiert. Schnelleres Encoding, kleinere Dateien — kein spürbarer Qualitätsverlust für Texterkennung.

Für die KI-Analyse reicht meist die erste Seite. MAX_PAGES = 1 spart enorm Zeit bei mehrseitigen Dokumenten — etwaige Folgeseiten werden ignoriert.

Text-PDF: ~1-2 Sekunden (war: 30-60s) — Schnellpfad. Reines Scan-PDF: ~5-10 Sekunden (war: 30-60s) — echtes OCR mit allen Optimierungen.

Der OCR-Service läuft als Container auf der DS223 (Port 5050). Das Posteingang-Tool ruft ihn beim Verarbeiten neuer PDFs auf. Tesseract liefert deutschen Text mit hoher Qualität.

Aufgabe: Baut den Volltext-Index (fulltext_index.json) für die DMS-Suche. Liest alle PDFs in /volume1/Dokumente rekursiv, extrahiert Text aller Seiten via pypdf (max. 50.000 Zeichen pro Datei), nimmt mtime+size+Metadaten mit. Bei Scan-PDFs ohne Text-Layer: OCR-Container-Aufruf mit persistentem Cache (ocr_cache.json).

Pfad: /volume1/web/posteingang/build_fulltext_index.py
Aufruf: manuell sudo python3 build_fulltext_index.py oder via DSM-Aufgabenplaner (nachts).
Konfig: Konstanten oben — MAX_CHARS_PER_DOC, OCR_TRIGGER_CHARS, OCR_URL.
Logfile: fulltext_index.log (Statistik am Ende: TextLayer / OCR neu / Cache / leer).

Aufgabe: Tesseract-OCR-Service als Flask-Container. Liest PDFs per multipart/form-data, prüft erst pdftotext (Schnellpfad), fällt sonst auf Tesseract zurück. RAM-Cache mit SHA-256-Hash, max. 200 Einträge LRU.

Pfad: /volume1/docker/tesseract-ocr/ocr_api.py (im Container gemountet als /app/ocr_api.py)
Aufruf: Container läuft auf DS223 (192.168.178.95:5050). Endpunkte: POST /ocr, GET /health, POST /cache/clear.
Konfig: MAX_PAGES=1 (nur Seite 1), DPI=150, LANG='deu'.
Achtung: nur Seite 1 wird OCRt — bewusste Performance-Entscheidung für Posteingang-KI.

Aufgabe: Cached die FileStation-Folder-Struktur, damit der Verzeichnisbaum links im DMS-System schnell rendert. Schreibt Datei-Counts pro Ordner.

Pfad: /volume1/web/posteingang/build_folder_cache.py
Aufruf: via DSM-Aufgabenplaner.
⚠ Sicherheit: NAS-Passwort steht im Klartext (Z. 21) — gehört in eine .env oder DSM-Keystore. Liegt aktuell im Backlog.

Aufgabe: Tägliche Status-Übersichts-Mail. Liest dokumentstatus.json, fasst „Heute fällig", „Diese Woche", „Überfällig" zusammen und sendet als HTML-Mail.

Pfad: /volume1/web/posteingang/daily_status_email.py
Aufruf: DSM-Aufgabenplaner täglich 07:00 als root.
Konfig: daily_status_email_config.json (Empfänger, Schwellen).
Logfile: daily_status_email.log.

Aufgabe: Mail-Versand-Backend. Die .php ist der Wrapper, ruft das Python-Skript mit --jsonfile-Parameter auf. Versendet HTML-Mails inkl. Anhängen via T-Online-SMTP.

Pfad: /volume1/web/posteingang/send_email.py + send_email.php
Aufruf: POST an /posteingang/send_email.php mit JSON-Body (siehe E-Mail-Modul).
SMTP: securesmtp.t-online.de:465 (SSL), Sender beering.postausgang@t-online.de.
⚠ Sicherheit: T-Online-Passwort Klartext — gehört rotiert & ausgelagert.

Aufgabe: Backend für Hauptstatus + Flags. Liest/schreibt statuskonfiguration.json, validiert Hex-Farben, erzwingt Mindest-Einträge, atomares Schreiben. Seit Etappe 15 mit optionaler schriftfarbe.

Pfad: /volume1/web/posteingang/statuskonfiguration.php
Endpoints: GET (Konfig laden), POST (speichern).
Wichtig: IDs (id) sind stabile Referenzen aus dokumentstatus.json — nicht änderbar, nur Label/Icon/Farbe.

Aufgabe: CRUD-Backend für Dokument-Status (Hauptstatus, Flags, WV-Datum, Notizen). Schreibt in dokumentstatus.json + Index-Datei.

Pfad: /volume1/web/posteingang/dokumentstatus.php
Endpoints: GET ?dok=Dok.Nr.000123, POST, DELETE, GET ?index=1.
Speicher: pro Dok-Nr. ein Eintrag, indexiert über dokumentstatus_index.json.

Aufgabe: Findet verwaiste Status-Einträge — also solche, deren PDF-Datei nicht mehr existiert. Verschiebt Einträge in dokumentstatus_orphaned.json.

Pfad: /volume1/web/posteingang/dokumentstatus_cleanup.php
Aufruf: Manuell aus DMS-Status (Cleanup-Modal).
Sicherheits-Stops: wenn mehr als X% verwaist sind, bricht ab — schützt vor versehentlicher Massenmigration.

Aufgabe: Vollständiges PDF-Bearbeitungsmodul — Seiten neu anordnen, drehen, zuschneiden, Notizen, Stempel (Etappe 13).

Pfad: /volume1/web/posteingang/pdf-editor.js + .css
Eingebunden in: DMS-System.html, DMS-Status.html, Posteingang-KI-Tool.html.
Public API: PdfEditor.open(path,name), .close(), plus Stempel-Funktionen (openStampPicker, openStampEditor, …).
Modal-HTML liegt aktuell noch dupliziert in jeder Host-Seite (siehe Etappe 17 für Konsolidierung).

Aufgabe: Wiederverwendbares E-Mail-Modal mit Rich-Text-Editor. HTML, CSS, JS in einer Datei.

Pfad: /volume1/web/posteingang/email-modal-snippet.html
Einbindung: via snippet-loader.js in <div id="email-modal-mount"></div>.
Public API: window.emailFile(f), window.openEmailModal({...}), window.closeEmailModal().
Used by: DMS-System, DMS-Status, Posteingang.

Aufgabe: Lädt HTML-Snippets per fetch nach und führt enthaltene <script>-Tags korrekt aus (Browser tut das bei innerHTML nicht von alleine).

Pfad: /volume1/web/posteingang/snippet-loader.js
API: loadSnippet('mount-id', 'snippet.html?v=...') — gibt Promise zurück.
Wichtig: Mount-Container muss vor dem Aufruf im DOM existieren.

Aufgabe: Status-Editier-Modal als wiederverwendbares Snippet (Etappe 14 teilweise). Wird von DMS-System und Posteingang genutzt.

Pfad: /volume1/web/posteingang/dms-status-modal.js
Einbindung: <script src="dms-status-modal.js?v=1"></script>.
API: Status öffnen + speichern für ein Dokument (Hauptstatus, Flags, WV, Notiz).

Aufgabe: Live-Anzeige laufender Python-Jobs auf der NAS — Ersatz für das auf DSM fehlende watch-Kommando. Aktualisiert alle 2 Sekunden, mit PID/Laufzeit/User/Befehl.

Pfad: ~/scripts/pywatch.sh (persönliches Home-Verzeichnis)
Aufruf: ~/scripts/pywatch.sh oder mit Filter ~/scripts/pywatch.sh fulltext_index.
Beenden: STRG+C.
Tipp: Alias alias pyw='~/scripts/pywatch.sh' in ~/.bashrc.

Volltext-Index. Pro PDF: Pfad, Dateiname, Ordner, Text, mtime, size, Seiten, Metadaten, text_quelle (textlayer/ocr_fresh/ocr_cached/none). Wird vom Such-Modul im DMS-System geladen.

Persistenter OCR-Cache neben dem Index. Schlüssel: pfad|mtime, Wert: OCR-Text. Beim Index-Build werden unveränderte PDFs aus dem Cache bedient — spart OCR-Zeit massiv.

Status-Speicher pro Dokument. dokumentstatus.json enthält Einträge, dokumentstatus_index.json ist der schnelle Lookup-Index. Atomares Schreiben.

Definition der Hauptstatus + Flags (Label, Icon, Farbe, optionale Schriftfarbe, Reihenfolge). Wenn nicht vorhanden: Default-Fallback im PHP-Code.

Primär-/Sekundärordner-Mapping pro Doktyp. Wird von der KI-Klassifikation genutzt um Ablagepfade vorzuschlagen.

Zentraler Zähler für die nächste Dok.Nr. Aktueller Wert: {"next": 4883}. Wird beim Ablage-Vorgang inkrementiert.

Erreichbar über den Topbar-Link „Papierkorb". Zweispaltige Ansicht: links die Liste aller gelöschten Einträge, rechts eine Vorschau des aktuell ausgewählten Eintrags. Sortierbar nach Lösch-Zeitpunkt, Name, Größe, Typ.

Zentrale Datei papierkorb_index.json auf der NAS. Pro Eintrag: trash_id, type (file/folder), original_path, original_filename, deleted_at, deleted_by, size_bytes, parent_folder_trash_id (für Folder-Container), child_count. Schreiboperationen sind atomar (flock + tmp + rename) — kein halb-fertiger Index bei Crash.

Wenn ein Ordner gelöscht wird, landet er als Folder-Container im Index — mit allen Kind-Files als verknüpfte Einträge. In der Tabelle sichtbar als ▶/▼-Toggle: aufklappen zeigt alle Kind-Files eingerückt. Auch tief verschachtelte Strukturen werden rekursiv gespeichert und sind mit einem Klick wiederherstellbar.

Drei Optionen pro Eintrag: (1) Original-Ort — exakt dorthin zurück, wo's gelöscht wurde, (2) Posteingang — neu sortieren / neu ablegen, (3) Anderen Ordner — ein Tree-Picker zeigt den Verzeichnisbaum, beliebigen Ziel-Ordner auswählen. Bei Folder-Restore werden alle Kinder automatisch mitgenommen.

Mehrere Einträge per Checkbox auswählen, dann Bulk-Aktion: Wiederherstellen (alle gehen zum Original-Ort) oder Endgültig löschen (mit Bestätigungs-Modal). Auch Files und Folders gemischt — funktioniert.

Pro Eintrag kann via ✕-Button endgültig gelöscht werden — entfernt sowohl das Trash-File als auch den Index-Eintrag. Bei Folder-Containern werden rekursiv alle Kind-Einträge mitgelöscht. Bestätigungs-Modal verhindert versehentliches Klicken.

Alle DMS-Seiten (DMS-System, Posteingang, etc.) nutzen einheitlich window.dmsDelete(...) für Datei-Löschungen. Im Hintergrund werden Datei + Index-Eintrag konsistent geschrieben. Backend: papierkorb_api.php mit Endpoints list / prepare / commit / commit_folder / restore_check / restore_commit / restore_folder_check / restore_folder_commit / purge.

Wie auf den anderen DMS-Seiten lässt sich der Papierkorb-Inhalt drucken oder als CSV/Excel exportieren — über den 📤 Export-Button rechts in der Navbar. Spalten: Dok.Nr., Dateiname, Original-Pfad, Gelöscht am, Größe (optional Typ, Anzahl Kinder, Gelöscht von, Trash-Filename). Details siehe Sektion Drucken & Export.

Zusätzlich zum Export-Button gibt's oben rechts einen ↺ Cache-Button. Nützlich wenn nach Updates etwas veraltet wirkt oder ein Index-Stand nicht mehr zur tatsächlichen Lage passt — leert den Browser-Cache und lädt die Seite neu.

Aktuell auf 6 Seiten ausgerollt: DMS-System, Papierkorb (Posteingang-KI-Tool-Papierkorb), DMS-Status, Protokoll-Suche (Posteingang-KI-Tool-Suche), Volltextsuche (Posteingang-KI-Tool-Volltextsuche) und Posteingang-KI-Tool. Jede Seite definiert ihre eigenen Spalten und ruft window.dmsExport.show(...) auf.

Beim Klick auf 📤 Export öffnet sich ein zentriertes Modal. Oben kann gewählt werden zwischen Sichtbare Zeilen (das, was aktuell nach Filter/Suche zu sehen ist) und Alle Zeilen (gesamter Datenbestand). So lässt sich z.B. ein gefilterter Steuerbericht oder der komplette Volltext-Index exportieren.

Darunter eine Liste mit Checkboxen — pro verfügbare Spalte eine. Standardmäßig sind die wichtigsten Spalten vorausgewählt, optionale Spalten (Trash-Filename, Sek.-Slot, etc.) sind ausschaltbar. So passt der Bericht für unterschiedliche Empfänger: kompakt für den Steuerberater, ausführlich für die eigene Ablage.

🖨 Drucken: öffnet ein neues Fenster mit druckoptimiertem Layout, ruft sofort den Druck-Dialog auf. 📊 CSV: UTF-8 mit BOM (für Excel-Import ohne Umlaut-Probleme), Semikolon als Trenner — passt zur deutschen Excel-Locale. 📑 Excel: nativ als .xlsx, formatiert (Header fett, Spaltenbreiten optimiert), via SheetJS aus dem CDN.

A4 mit @page margin: 24mm 14mm 18mm 14mm. Bericht-Kopf mit großem Titel + Untertitel + Generierungsdatum. Pro Seite oben rechts ein dezentes Logo-Suffix (z.B. „DMS / KI-Tool"), unten rechts „Seite X von Y" via CSS-Counter. Hintergrundfarben werden beim Druck respektiert (print-color-adjust: exact) — Status-Badges und Highlights bleiben farbig.

Exportierte Dateien tragen einen Zeitstempel im Format YYYY-MM-DD_HH-MM — z.B. DMS-Status_2026-05-08_07-15.xlsx. So sind Berichte chronologisch sortierbar und überschreiben sich nicht versehentlich.

Jede Seite ruft window.dmsExport.show({rows, rowsAll, columns, title, subtitle, filename, headerSuffix}) mit ihren eigenen Daten auf. columns ist ein Array von {key, label, default, formatter, align}. Die Library kümmert sich um Modal, Formate, Druck-Window — die Seite muss nur Daten und Spalten beisteuern.

Auf der DMS-System-Seite läuft das Hauptscript als <script type="module"> — globale Funktionen sind dort nicht direkt verfügbar. Der Export-Code nutzt deshalb window.state für den Datenzugriff und lokale Kopien einiger Helfer (fmtSizeLocal, formatMtimeFix, exportToast). Die Library wurde dafür um den headerSuffix-Parameter erweitert.

📥 Posteingang (wartende Dokumente, mit oranger Hervorhebung wenn nicht leer), 📄 Abgelegt (Gesamtzahl aus dem Volltext-Index), 🕐 Letztes Dokument (relativ — „vor 2 Std" — plus Dateiname), ⚙ KI-Status („⏸ Bereit"), 📊 Diese Woche (abgelegte Dokumente seit Montag), 💾 Speicher (Volume-Auslastung, falls API-Berechtigung passt).

Vier Kacheln führen direkt zum passenden Tool: Posteingang → Posteingang-KI-Tool, Abgelegt → Volltextsuche, Letztes Dokument → DMS-System (Recent-Modus), Diese Woche → Protokoll-Suche. KI-Status und Speicher sind statisch.

Die Index-Seite versucht beim Laden ein Auto-Login mit den im localStorage gespeicherten Credentials (nas_sid, nas_user, nas_pass) — gleiche Mechanik wie auf den anderen DMS-Seiten. Bei abgelaufener Session wird automatisch neu eingeloggt. Wenn nichts gespeichert ist, zeigen die Kacheln „—" mit Hinweis „bitte einmal im Tool einloggen".

Posteingang-Zähler und „Letztes Dokument" werden alle 60 Sekunden frisch geladen. Total-Zähler aus dem Volltext-Index nur einmal beim Laden (der Index ist groß). Oben rechts ein ↺ aktualisieren-Button für manuelles Auffrischen — rotiert beim Klick.

Über den Kacheln ein dezentes Mono-Statusband: links ● verbunden · martin@DS225 (mintgrün glühender Punkt) oder ○ nicht angemeldet, rechts der Refresh-Button. Auf einen Blick sichtbar, ob das Dashboard live ist.

Oben unter dem Statusband ein schwarzer Streifen mit Marquee-Animation (40 Sek pro Durchlauf): aktuelles Wetter Bremen — Temperatur, Beschreibung, gefühlte Temperatur, Min-/Max heute, Wind, Luftfeuchtigkeit, Sonnenauf- und -untergang. Datenquelle: Open-Meteo (kostenlos, kein API-Key, kein Tracking, keine Anmeldung). 22 WMO-Wettercodes mit deutschen Texten und passenden Emojis. Hover pausiert die Animation. Cache 15 Min.

Der H1 „DMS-System KI-Tool" pendelt sehr sanft horizontal hin und her (±6px im 14-Sekunden-Zyklus). Kaum wahrnehmbar, gibt der Seite aber Leben — wirkt wie ein leises Atmen.

Im CTA-Bereich unter „Zum DMS-Tool" ein dezenter ↺ cache leeren-Link (Mono-Schrift). Ein Klick leert den Browser-Cache und lädt die Seite mit Timestamp-Parameter neu — nützlich nach Updates oder wenn das Dashboard veraltet wirkt.

3-Kacheln-Grid auf Desktop (≥ 720px), 2-Kacheln-Grid auf Tablet (480-719px), 1-Kacheln-Spalte auf Smartphone (< 480px). Wetter-Laufleiste, Drift und Auto-Refresh funktionieren auch mobil.

ViewBox 0 0 34 34. Drei Layer: Brieffach-Pfad (1.8px stroke, geöffnete Schale unten), zwei <rect> für die Stack-Linien (2px hoch, 14px breit, links bei x=9), KI-Sparkle als Stern-Pfad oben rechts bei (29, 4) bis (32, 7). Skaliert sauber von 24×24 (Topbar/Favicon) bis 96×96 (Hero).

Auf dunklem Grund: Brieffach + Stack in #F5F4F0 (helles Off-White), Sparkle in #5DC8A0 (Topbar-Mintgrün). Auf hellem Grund: Brieffach + Stack in #1A1A18, Sparkle in #1D7A5A (Standard-Grün). Das hellere Mintgrün kommt nur dort zum Einsatz, wo der dunkle Mintton auf schwarzem Untergrund verschwinden würde (z.B. in der Topbar).

Insgesamt sechs Stellen: Topbar (alle 7 Tool-Seiten, 30px, mit Hover-Effekt), DMS-System Wasserzeichen (72×72, wenn kein Ordner gewählt), Index-Hero (56×56 schwarz, Mix C in Off-White), Bildschirmschoner (64×64 mit pulsierendem Sparkle), DMS-Client-Start (mobile Variante, 46px), Favicon (Browser-Tab + PWA-Icon).

Bei Hover über die Logo-Region in der Topbar: Logo-Icon vergrößert sich sanft auf scale(1.05), „KI-Tool"-Schriftzug wird in einer helleren Mintvariante (#7FE5BD) — beides mit 0.25s ease-Transition. Sehr dezent, gibt der Topbar Lebendigkeit ohne abzulenken.

Im Bildschirmschoner pulsiert der Sparkle dezent im 3-Sekunden-Takt: opacity 1.0 → 0.6 → 1.0, gleichzeitig scale 1.0 → 1.15 → 1.0. Animation-Name: dmsSparklePulse. Wirkt wie ein leise atmender Stern.

Eigene Datei /posteingang/favicon.svg — schwarzer Hintergrund mit abgerundeten Ecken (App-Icon-Style), Logo zentriert darin. SVG-Format, weil moderne Browser SVG-Favicons unterstützen und das Logo bei jeder Tab-Größe scharf bleibt. Wird per Inline-JS in topbar.php dynamisch in den <head> aller Tool-Seiten injiziert.

„DMS-System KI-Tool" in IBM Plex Sans, 700 Weight, 18px in der Topbar. „DMS-System" in Off-White, „KI-Tool" in Mintgrün abgesetzt. Auf der Index-Seite größer (1.7rem) und in „DMS-System" anthrazit, „KI-Tool" Standard-Grün. Plus Mono-Subtitle mit Seitenkennung (z.B. // Hilfe, // DMS) rechts vom Schriftzug.

Vorher gab es ein animiertes 3-Blätter-Sheet-Logo mit Scanline-Effekt — in Hero-Bereichen wirkungsvoll, aber komplex und nicht skalierbar auf Favicon-Größe. Mix C ersetzt das überall: einheitliche Identität von 24×24 bis 96×96, ein Stil über Web, Mobile und Browser-Tab.

beeringdokuki.duckdns.org → DMS-Tool (Reverse Proxy zu DS225+ Webspace), beeringdrive.duckdns.org → Synology Drive, beeringgrafana.duckdns.org → Grafana-Dashboard, beeringds225.duckdns.org → DSM-Login der DS225+. Alle Subdomains zeigen automatisch auf die aktuelle Heimnetz-IP.

Eingerichtet auf DS225+ unter Systemsteuerung → Externer Zugriff → DDNS. Zuerst „Anbieter anpassen" → DuckDNS als neuer Anbieter mit Query-URL https://www.duckdns.org/update?domains=__HOSTNAME__&token=__PASSWORD__&ip=__MYIP__, dann pro Subdomain ein DDNS-Eintrag mit Hostname und Token (das gemeinsame DuckDNS-Token aller Subdomains).

DSM erlaubt pro DDNS-Anbieter nur einen Hostnamen. Workaround: Anbieter mehrfach anlegen — DuckDNS, DuckDNS-2, DuckDNS-3, DuckDNS-4, alle mit derselben Query-URL. So lassen sich vier Subdomains parallel pflegen. Die Bezeichnung ist nur intern.

DSM pollt automatisch alle paar Minuten und aktualisiert bei Bedarf. Bei einer IP-Änderung sind die Tools maximal 5 Minuten nicht erreichbar. DuckDNS-DNS-Einträge haben eine TTL von 60 Sekunden — Änderungen propagieren schnell.

Das DuckDNS-Token (36 Zeichen, Format xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx) ist der Schlüssel zu deinen Subdomains. Wer das Token hat, kann die DNS-Einträge umbiegen. Im DSM-DDNS-Dialog wird es als Kennwort eingetragen — nicht in Repos veröffentlichen, nicht in Screenshots zeigen.

In DSM Systemsteuerung → Externer Zugriff → DDNS: Status-Spalte aller Einträge muss Normal zeigen, „Externe Adresse" muss zur aktuellen Heimnetz-IP passen, „Letzte Aktualisierung" sollte aktuell sein. Bei Fehler: Token oder Hostname falsch.

Vor der Umstellung lief DDNS via Cron-Skript bzw. via FritzBox-DynDNS — beide hatten Schwächen. Cron lief lokal auf einer NAS, war aber nirgends sichtbar dokumentiert. FritzBox kann nur einen DynDNS-Anbieter — der Slot war mit dynup.de für eine andere Domain belegt. DSM-DDNS löst beides elegant in einer zentralen Stelle.

DuckDNS unterstützt Login via Google, GitHub, Reddit oder Twitter — kein eigenes Passwort. Pro Account sind bis zu 5 Subdomains kostenlos, die hier genutzten 4 sind also gut innerhalb des Limits. Bei längerer Inaktivität (> 30 Tage ohne Login auf duckdns.org) können Domains gelöscht werden — alle paar Monate kurz vorbeischauen.

DSM auf DS223 → Systemsteuerung → Anmeldeportal → Erweitert → Reverse Proxy. Pro Subdomain eine Regel: Quelle HTTPS, beeringXY.duckdns.org, Port 443, Ziel je nach Dienst. WebSocket-Tab aktivieren, wenn der Zieldienst Live-Updates braucht (z.B. DSM, Synology Drive).

beeringdokuki:443 → 127.0.0.1:8080 (Nginx-Docker auf DS223 → DS225+ Webspace + OCR + FileStation-API). beeringdrive:443 → Synology-Drive-Server. beeringgrafana:443 → Grafana-Container. beeringds225:443 → 192.168.178.116:5001 (DSM-Login der DS225+). Alle vier mit eigenem Let's-Encrypt-Zertifikat.

DS223 ist das „Backup-NAS" und übernimmt die Frontend-Rolle: nur sie ist von außen erreichbar (Port 443/80 in der FritzBox auf DS223 weitergeleitet), die DS225+ ist vom Internet aus nicht direkt sichtbar. Vorteil: einmalige Angriffsfläche, klarer Eingangspunkt — und die DS223 läuft sowieso 24/7 als Hyper-Backup-Ziel.

FritzBox → Internet → Freigaben → Portfreigaben: Port 443 (HTTPS) und Port 80 (HTTP für Let's-Encrypt-Renewal) extern → beide auf DS223 (192.168.178.95). Port 443 wird intern auf 8080 umgemappt (für die Dokuki-Subdomain mit Nginx-Docker), die anderen drei Subdomains gehen direkt auf den DSM-Reverse-Proxy.

Bei beeringdokuki kommt nach dem DSM-Reverse-Proxy noch Nginx in Docker: er routet weiter /webapi/ → DS225+:5000 (FileStation-API), /ocr/ → DS223:5050 (Tesseract-Container), Rest → DS225+:80 (Webspace mit den HTML/PHP-Dateien). Die anderen drei Subdomains kommen ohne Nginx-Zwischenschritt aus.

Speziell für beeringds225 (DSM-Login) muss im Reverse-Proxy-Dialog der WebSocket-Tab aktiviert sein — DSM nutzt WebSockets für Live-Updates. Ohne dieses Häkchen wirkt das DSM-UI träge oder reagiert gar nicht. Auch Synology Drive (beeringdrive) braucht WebSocket.

DSM auf DS223 → Systemsteuerung → Sicherheit → Zertifikat → Hinzufügen → „Neues Zertifikat hinzufügen" → „Zertifikat von Let's Encrypt anfordern". Domain-Name (z.B. beeringds225.duckdns.org), E-Mail (für Renewal-Benachrichtigungen), keine SAN nötig. Beantragung dauert ca. 30-60 Sekunden.

Let's Encrypt prüft, ob du wirklich Eigentümer der Domain bist: ruft http://<domain>/.well-known/acme-challenge/<token> auf. Kommt die richtige Antwort → Zertifikat wird ausgestellt. Voraussetzung: Port 80 muss von außen auf DS223 erreichbar sein. Deshalb leitet die FritzBox sowohl Port 443 als auch Port 80 weiter.

Nach Ausstellung muss das Zertifikat dem passenden Reverse-Proxy-Eintrag explizit zugeordnet werden. Sicherheit → Zertifikat → Einstellungen: Liste mit allen Diensten, daneben Dropdown mit verfügbaren Zertifikaten — pro Subdomain das passende Zertifikat auswählen. Sonst nutzt der Reverse-Proxy ein anderes (z.B. das Standard-DSM-Zertifikat) und der Browser zeigt „Nicht sicher".

Let's-Encrypt-Zertifikate sind nur 90 Tage gültig. DSM erneuert sie automatisch ca. 30 Tage vor Ablauf — solange Port 80 dauerhaft erreichbar ist. Bei Fehlern beim Renewal kommt eine Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Manuell prüfen unter Sicherheit → Zertifikat: „Verbleibende Tage"-Spalte.

Aktuell hat jede der vier Subdomains (Dokuki, Drive, Grafana, DS225) ihr eigenes Let's-Encrypt-Zertifikat. Alternative wäre ein Wildcard-Zertifikat (*.duckdns.org) — das geht aber bei DuckDNS nicht so einfach (DNS-01-Challenge nötig statt HTTP-01). Vier Einzelzertifikate sind unkompliziert und werden parallel erneuert.

„Failed to verify domain": Port 80 nicht durchgeleitet, oder DuckDNS zeigt nicht auf die aktuelle IP. Erst Port-Forwarding und DDNS-Status prüfen, dann Zertifikat erneut anfordern. Browser zeigt „Nicht sicher": Zertifikat ist erstellt, aber dem Reverse-Proxy nicht zugewiesen — siehe Punkt „Zuweisen".

DSM auf DS225+ → Hauptmenü → Hyper Backup. In der Sicherungsaufgabe „Synology NAS 1" sollte grün „Erfolgreich" stehen mit dem letzten Lauf von heute Nacht. Falls rot: erst das Backup-Problem lösen, dann erst die Übung machen.

In der Toolbar oben links auf den dritten Button (Datei-Symbol — Backup-Daten durchsuchen). Nicht den zweiten Button („Wiederherstellungs-Assistent") — das ist der destruktive Vollwiederherstellungs-Modus. Verschlüsselungs-Passwort eingeben, fertig.

Es öffnet sich ein Datei-Browser. Versions-Slider unten auf den aktuellsten Tag ziehen. Im Baum: Dokumente → einen kleinen Ordner mit PDFs auswählen, z.B. _Rechnungen (typisch ein paar MB, überschaubar). Den Ordner einmal anklicken (nicht doppelklicken — das öffnet ihn).

Oben werden drei Buttons aktiv: Kopieren nach, Wiederherstellen, Download. „Kopieren nach …" klicken — das fragt nach einem Ziel-Pfad. Niemals „Wiederherstellen" wählen, weil das an die Original-Position zurückspielt und produktive Daten überschreiben kann.

Im Pfadwähler navigieren zu homes → beering und ein neues Test-Verzeichnis anlegen, z.B. restore-test-YYYY-MM-DD. Bestätigen — der Restore läuft. Bei einem 7 MB-Ordner ist das in ~30 Sekunden durch.

In SSH auf DS225+: Dateianzahl, Größe und Hash mit dem Original vergleichen.

find /volume1/Dokumente/_Rechnungen -type f | wc -l
find /volume1/homes/beering/restore-test-XX/_Rechnungen -type f | wc -l
cd /volume1/Dokumente/_Rechnungen && md5sum * > /tmp/m1.txt
cd /volume1/homes/beering/restore-test-XX/_Rechnungen && md5sum * > /tmp/m2.txt
diff /tmp/m1.txt /tmp/m2.txt && echo OK

sudo rm -rf /volume1/homes/beering/restore-test-XX. Damit ist die Übung beendet. Insgesamt-Zeitaufwand: ca. 10 Minuten.

Wenn die DS225+ wirklich mal weg ist und du alles zurückspielen musst, ist es derselbe Hyper-Backup-Wizard — nur statt „Backup-Daten durchsuchen" der zweite Button (Wiederherstellungs-Assistent). Dann „Daten" wählen, Version, freigegebene Ordner auswählen, und an die Original-Position zurückspielen lassen. Gehört nicht in die vierteljährliche Routine — nur im Ernstfall.

Notizen sind an die Dok.Nr. gebunden, nicht an den Pfad — d.h. Verschieben oder Umbenennen lässt die Notiz unangetastet. Während die Status-Notiz aus DMS-Status (einzeilig im Status-Editor) auf Workflow-Bemerkungen abzielt („Erledigt am…", „Weitergeleitet an…"), sind Doknr-Notizen für freien Text mit Historie gedacht: mehrere Einträge, jederzeit nachträglich erweiter- und editierbar, mit Zeitstempel pro Eintrag.

Zentrale Datei dokumentnotizen.json auf der NAS, Key = Doknr (z.B. Dok.Nr.004926). Pro Eintrag: id (n_<ts>_<hex>), ts (YYYY-MM-DD HH:MM), text, deleted (bool), edited (bool), edit_ts, bei Löschung zusätzlich deleted_ts. Schreiboperationen sind atomar (flock + truncate + rewrite). Max 2000 Zeichen pro Notiz.

Fünf Aktionen: list (mit optional include_deleted=1 für Audit), add, edit, delete, counts (Bulk für mehrere Doknrs in einem Request, optional with_last=1 für letzte Notiz mit). Validierung: Doknr-Pattern [A-Za-z0-9_.-]+ (Path-Traversal blockiert), Text 1-2000 Zeichen. Eigenes Logfile notizen_api.log mit allen ADD/EDIT/DELETE-Aktionen für Audit-Zwecke.

In der Datei-Tabelle erscheint zwischen ⚙ Status und 👁 Vorschau ein 📝-Button — aber nur bei Dateien mit extrahierbarer Dok.Nr. Wenn Notizen vorhanden sind, klebt rechts am Button eine kleine mintgrüne Pille mit der Anzahl. Hover zeigt Anzahl und Datum der letzten Notiz, Klick öffnet das Notiz-Modal. Funktioniert sowohl in der normalen Datei-Liste als auch in der Volltextsuche-Ergebnisliste.

Mittiges Modal im DMS-Stil. Header: 📝-Icon + Doknr (mintgrün) + Dateiname als Subtitel. Eingabe unten mit Live-Counter (gelb ab 85%, rot bei Überlauf). Historie oben, neueste zuerst. Strg+Enter speichert direkt. Nach Erfolg: Eingabefeld leer, Cursor bleibt drin — sofort die nächste Notiz tippen. ESC oder Klick außerhalb schließt.

Pro Notiz zwei Icons: ✎ Bearbeiten (inline-Edit mit Cancel/Save, setzt edited=true und Edit-Zeitstempel), 🗑 Löschen (Soft-Delete mit eigenem Confirm-Modal, kein Browser-confirm). Gelöschte Notizen sind per Default ausgeblendet. Toggle „Gelöschte zeigen" oben rechts blendet sie als ausgegrauten Eintrag mit roter gelöscht-Badge wieder ein — Audit-Sicht ohne Datenverlust.

Beim Laden der Status-Liste werden Notiz-Counts im Bulk für alle bekannten Doknrs geholt (Chunks à 500). In der Live-Liste erscheint die 📝-Pille direkt nach dem ⚙-Status-Stift. Hover-Tooltip zeigt Datum + 80-Zeichen-Vorschau der letzten Notiz. Im aufgeklappten Detail-Bereich des Items steht zusätzlich eine Zeile „📝 Letzte Notiz: <ts> — <text>". Im Print-Report neue Spalte „📝 Notizen" zwischen Verantwortlich und Notiz/Sonstiges.

Side-Car-Ansatz: Beim Page-Load wird zusätzlich zu fulltext_index.json auch dokumentnotizen.json geladen und ein clientseitiger Notiz-Index gebaut. Suchanfragen prüfen Doc-Text und Notiz-Text getrennt. Drei Badge-Varianten am Ergebnis: 📝 Treffer in Notiz (grün, wenn Suchbegriff nur in einer Notiz vorkommt) plus eingerückter Notiz-Snippet mit Highlight; 📝 N Notizen (grünes Outline) wenn Doc-Match und Doknr Notizen hat; 📝 N (grau) als kleiner Hinweis. Notizen sind so immer aktuell auffindbar — der nächtliche Volltext-Builder muss nicht warten.

Im DMS-System hält notizen-modal.js einen notizenCount-Cache mit 30 Sekunden TTL — Pillen rendern sofort ohne Roundtrip pro Datei. Nach Add/Edit/Delete wird der Cache automatisch invalidiert. notizenInvalidateCache() ohne Argument leert den Cache komplett (z.B. nach externem Schreibvorgang). DMS-Status nutzt einen eigenen Bulk-Cache und re-fresht automatisch nach Modal-Schließen via Polling alle 500ms (max. 10 Min).

Wird eine Datei in den Papierkorb verschoben und später wiederhergestellt, bleiben die Notizen erhalten — sie hängen an der Dok.Nr., nicht am Pfad. Auch nach Endgültig-Löschen einer Datei bleiben die Notizen technisch in dokumentnotizen.json stehen (ohne sie passt eine spätere Wiederherstellung mit gleicher Dok.Nr. weiterhin). Cleanup verwaister Notiz-Einträge ist nicht automatisch — bewusst, weil Datei-Löschung und Doknr-Recycling getrennte Themen sind.

Das DMS-Logo (Posteingang-Symbol mit grünem KI-Stern) erscheint auf dem Homescreen wie jede andere App. Kein Safari-Symbol, keine URL sichtbar.

Beim Tap aufs Icon startet die App im Vollbild — keine Adressleiste, keine Browser-Tabs. Wirkt und fühlt sich wie eine native App an.

Aktiv bei fälligen Wiedervorlagen. Der Server schickt morgens (8:00) und nachmittags (14:00) eine Mitteilung — auch wenn die App geschlossen ist. Tap öffnet direkt das richtige Dokument.

Die installierte PWA hat eigenen Storage, eigene Cookies, eigenen Service Worker — getrennt vom normalen Safari. Push funktioniert auf iOS nur in der installierten PWA, nicht im Safari.